Lo scarto negli archivi digitali: metodologia e buone pratiche

Maggio, 20 | 17:30 - 18:30
Sala 5

Evento realizzato da FPA in collaborazione con ANAI

Il tema della selezione e dello scarto nel caso degli archivi digitali presenta numerosi elementi di criticità e per molteplici ragioni richiede un’approfondita analisi delle procedure e delle prassi finora adottate nel contesto analogico. Anche in questo caso come in altri ambiti, infatti, la dimensione digitale impone che gli enti produttori operino con largo anticipo elaborando gli strumenti adeguati (in particolare il Piano di conservazione), pianificando i flussi sia nel sistema di gestione documentale sia nelle fasi di versamento nei sistemi di conservazione, che a loro volta dovranno essere oggetto di valutazione, definendo con molta cura le responsabilità nelle diverse fasi e i workflow da adottare.

Nel contesto digitale, inoltre, la funzione di selezione e scarto non si limita ai contenuti documentari, ma richiede anche interventi di completamento che – per ragioni di privacy e di sicurezza informatica – includono il trattamento selettivo e l’eliminazione dei dati correlati presenti nei diversi sistemi informativi dell’ente e dei fornitori di servizi. Si tratta di aspetti impegnativi anche per le diverse modalità con cui è possibile gestire in digitale trasferimenti e duplicazioni rispetto alle tradizionali fasi dell’archivio.

Un progetto si rende quindi necessario. Arriva anzi in ritardo rispetto agli obblighi imposti alla PA di produrre esclusivamente documenti informatici. L’Associazione nazionale archivistica italiana – ANAI ha avviato a questo fine la creazione di un gruppo di lavoro cui partecipano esperti professionisti e rappresentanti delle istituzioni di riferimento. Nel corso dell’incontro si presentano e si discutono i primi risultati del lavoro avviato con i componenti del gruppo di lavoro, con Riccardo Righi del Polo archivistico della Regione Emilia Romagna e e con chi sarà presente all’iniziativa.